DUO legaliseert geen buitenlandse documenten, die kunnen alleen worden gelegaliseerd door de bevoegde autoriteiten in het land waar het document werd afgegeven.

Hoe gaat legalisatie in zijn werk? Met welke documenten kunt u bij DUO terecht? Welke kosten zijn er verbonden aan een legalisatie? Deze vragen en meer worden hieronder behandeld.

Legalisatie is de vaststelling dat een document is afgegeven door een daartoe bevoegde instantie of persoon en dat de handtekening op het document ook echt van de ondertekenaar is. Door legalisatie van Nederlandse documenten weten buitenlandse autoriteiten dat het document rechtsgeldig is. 

Afhankelijk van het land waar u naartoe gaat, heeft u hierna nog één of twee stempels nodig. Voor vertrek naar apostille-landen (zie hieronder) moet nog een stempel volgen van de Rechtbank Groningen. In alle andere gevallen zijn nog twee stempels nodig: één van het Nederlandse ministerie van Buitenlandse Zaken en één van de ambassade of het consulaat van het land waar u naartoe gaat. De stempels tezamen vormen de 'legalisatieketen'.

In geval u op korte termijn een legalisatie nodig heeft, raden wij u aan persoonlijk bij ons langs te komen. Dit kan echter alleen wanneer u vooraf een kopie naar ons faxt (050-599 8799) of mailt van alle opleidingsdocumenten die u wilt laten legaliseren door DUO. Wij gaan dan beoordelen of uw documenten door ons gelegaliseerd kunnen worden. Ook verifiëren wij de inhoud van uw documenten bij de door u bezochte onderwijsinstelling en stellen wij de naam en eventuele titulatuur vast van ten minste één ondertekenaar van ieder document. 
Enkele werkdagen nadat wij uw fax- of e-mailbericht hebben ontvangen nemen wij contact met u op om u verder te informeren en aan te geven wanneer u langs kunt komen voor de legalisatie van uw originele documenten. Alleen op deze manier kan DUO er voor zorgen dat uw documenten tijdens uw bezoek gelegaliseerd kunnen worden.

In dit geval raden wij u aan uw documenten aangetekend te versturen. Aangetekende documenten moet u sturen naar: Diploma-erkenning en Legalisatie,  Postbus 30157, 9700 LJ Groningen. DUO is niet verantwoordelijk voor de inhoud van uw zending, dit gebeurt op uw eigen risico. Na afhandeling zullen wij uw documenten ook weer aangetekend terugsturen, tenzij u anders aangeeft. Ook kunnen wij voor u de apostillestempel, afgegeven door de Rechtbank Groningen, verzorgen. Bij vraag 2a op het aanvraagformulier kunt u dit aangeven. Voor deze bemiddeling wordt 9 euro administratiekosten in rekening gebracht.

Als het land van bestemming voorkomt op de lijst van apostillelanden moet u na legalisatie door de IB-Groep met uw document naar de Rechtbank Groningen (Guyotplein 1) voor een apostillestempel. Houd u er rekening mee dat de Rechtbank Groningen sluit om 16:30 uur. 

Komt het land van bestemming niet voor op de lijst van apostillelanden, dan moet u, na de legalisatie door DUO, met uw document naar het ministerie van Buitenlandse Zaken. Daarna gaat u met uw document naar de ambassade of het consulaat van het land van bestemming.

DUO werkt in opdracht van het ministerie van OCW. Alleen opleidingsdocumenten die door het ministerie van OCW zijn erkend kunnen door DUO worden gelegaliseerd. Dat kunnen diploma's, cijferlijsten of rapporten zijn. Als het een document is van een opleiding van hoger onderwijs (hoger beroepsonderwijs of wetenschappelijk onderwijs) dan hangt de erkenning samen met de accreditatie van de opleiding. Als de opleiding is geaccrediteerd, wordt deze opgenomen in het Centraal Register Opleidingen Hoger Onderwijs (CROHO). Hoe de opleiding staat geregistreerd in het CROHO is leidend. Als de gegevens in het CROHO overeenkomen met de gegevens op het opleidingsdocument, kan het gelegaliseerd worden.

Elk document dat ter legalisatie bij DUO wordt aangeboden, wordt geverifieerd. Wij controleren of de gegevens op het diploma overeenkomen met de gegevens die de onderwijsinstelling ons heeft geleverd. Indien de diplomagegevens niet in de bestanden voorkomen, benaderen wij de instelling met de vraag of de gegevens op uw diploma juist zijn. Tevens wordt de instelling gevraagd de naam aan te geven van de tekenbevoegde functionaris (de ondertekenaar van uw diploma) en diens functie. 

Soms blijkt dat de naam van de tekenbevoegde functionaris niet meer te achterhalen is bij de onderwijsinstelling, bijvoorbeeld bij oudere opleidingsdocumenten. In dit geval vragen wij u een verklaring omtrent het gevolgde onderwijs op te vragen bij de huidige rechtsopvolger van de door u bezochte onderwijsinstelling.

In de collegevrije periodes en schoolvakanties is het voor ons niet altijd mogelijk de juiste personen binnen de instelling waar u onderwijs heeft gevolgd te contacteren. In dat geval is verificatie onmogelijk gedurende deze periode. Houd u hier rekening mee door uw documenten buiten deze periodes te laten legaliseren.

Kosten legalisatie

Product	Prijs
Legalisatie door DUO, per document	€ 6,-
Apostille verzorgd door de rechtbank, per stuk	€ 17,-
Eénmalige administratiekosten bij een 'apostille-land'	€ 9,-

Bij persoonlijke aanbieding in Groningen kunt u het verschuldigde bedrag pinnen. Bij aanbieding per post dient u de betaalmachtiging op het aanvraagformulier in te vullen.

Als u in het buitenland woonachtig bent en geen rekening hebt in Nederland kunt u de machtiging niet invullen. U moet het verschuldigde bedrag dan betalen via uw buitenlandse rekening.
U moet als volgt handelen: 

Maak het bedrag over naar bankrekeningnummer 5699.99.936, ten name van de Dienst Uitvoering Onderwijs in Groningen, Nederland.
IBAN-nummer: NL07RBOS0569999936
SWIFT Adres RBOSNL2A
Vermeld op de overschrijving uw kenmerknummer.