Vraag en antwoord

In de brieven van de onderwijsinspectie staan 'omnummers' die scholen niet kennen, hoe kan achterhaald worden om welke leerling het gaat?
De onderwijsinspectie krijgt vanuit BRON de examengegevens met omnummers vanwege de privacy wetgeving. De onderwijsinspectie kan de persoonsgegevens van een leerling voor nader onderzoek opvragen bij DUO. U ontvangt dan van de onderwijsinspectie het burgerservicenummer van de leerling.

Moet een berekend combinatiecijfer worden aangeleverd aan Bron? 
Dit hoeft niet. Bron berekent het combinatiecijfer/eindcijfer.

Moeten cijfers voor het combinatiecijfer op decimalen worden afgerond? 
Het moeten afgeronde hele cijfers zijn (naar boven of beneden afgerond).

Als een eerder behaald cijfer meetelt voor combinatiecijfer in het jaar erna, moet deze dan opnieuw worden gemeld aan Bron? 
Het al behaalde cijfer moet nogmaals gemeld worden aan Bron als onderdeel van het combinatiecijfer.

Kan er een actuele Bron foto worden aangevraagd zonder peildatum, waarin dan ook de examengegevens voorkomen? Dit is handig omdat binnen VAVO vaakleerlingen instromen na 1 oktober. 
Onlangs is het fotoproces aangepast en is het mogelijk een foto aan te vragen voor de komende teldatum, in dit geval 1 oktober 2011. Hierin staan dan ook de examengegevens die op dat moment in Bron staan geregistreerd.

Mag dit jaar nog het diploma HAVO/VWO oude stijl worden gebruikt? 
Dat mag. Vanaf volgend studiejaar is het niet meer toegestaan.

Wat zijn de openingstijden van BRON? Dit in verband met deadlines voor het aanleveren van bestanden.
Het Basisregister sluit om 20.00 uur. Dit betekent dat u voor 18.00 uur bestanden moet aanleveren. De bestanden blijven dan nog één uur staan, zodat een instelling een bestand nog kan terughalen als dit noodzakelijk is.

Ik heb een deelnemer met een geheim adres, hoe wordt deze in BRON geregistreerd?
Een deelnemer die redenen heeft om zijn/haar adres geheim te willen houden heeft de mogelijkheid bij de GBA om geheimhouding van zijn/haar adres te vragen of om een briefadres te registreren. Vanuit de WON heeft de deelnemer de plicht zich bij de instelling in te schrijven en de instelling heeft de plicht de deelnemer aan BRON te melden. In de verwerking en verstrekking van persoonsgegevens zal de instelling en DUO de WBP moeten naleven. In de WBP is bepaald dat de verwerking van persoonsgegevens op een behoorlijke en zorgvuldige wijze geschiedt. De instelling krijgt uit BRON geen melding van GBA-gegevens met Indicatie geheim. BRON koppelt alleen de postcode(cijfers) terug zoals aangeleverd door de instelling, dit geldt ook voor de foto’s.

Sleutelbestanden met de 'spontane' GBA mutaties moeten soms door de instelling doorgegeven worden aan softwareleverancier om te verwerken. Kunnen deze gegevens niet ook in de terugmeldbestanden komen?
Spontane GBA mutaties kunnen niet in een terugmeldbestand worden opgenomen. Door middel van de sleutelbestanden worden de instellingen op de hoogte gehouden van deze mutaties. In het Gebruikers- en Technisch overleg BVE is deze procedure afgestemd.

Uit de sleutelmutatiebestanden i.v.m. sleutelmutaties, zoals ‘spontane’ sofinummers, is soms moeilijk na te gaan om welke deelnemer het gaat. Hoe kun je dit achterhalen?
In het geval van spontane sofinummers staat het ‘oude’ onderwijsnummer er bij vermeld. Indien er geen ‘oud’ onderwijsnummer of sofinummer vermeld staat of indien u dit nummer niet terug kunt vinden in uw administratie, dan kunt u contact opnemen met IPO (050 - 599 9000). 

Kan bij sofinummer afkeur 753 ook in de melding komen te staan welke gegevens onjuist zijn? Bijvoorbeeld geboortedatum, geslacht, sofi-nummer of postcode. 
Nee, dat is niet mogelijk. U kunt in de meeste gevallen bij IPO navragen welke gegevens in de GBA geregistreerd staan.

Moeten instellingen alle attentiesignalen controleren?
Het advies is om de signalen te bekijken, vooral bekostigingsrelevante signalen zijn erg belangrijk omdat deze tot afkeur kunnen leiden bij DUO. Belangrijke signalen zijn 802, 814, 815, 841.

Bevat een BRON  foto ook de mutaties op deelnemers die zijn afgekeurd?  
Nee, afgekeurde mutaties worden niet in de BRON foto’s opgenomen. Afkeuringen worden in de terugmeldbestanden aan de instelling teruggekoppeld.

Komen deelnemers die tussen eerste en tweede foto zijn uitgeschreven in de tweede foto voor?
Ja, deze deelnemers horen namelijk bij de teldatum van 1 oktober. En in het kader van de tweede teldatum worden vanaf 1 januari 2009 alle in- en uitschrijvingen, ongeacht de teldata, opgenomen in de foto’s. 

Kan ik tussentijds een foto aanvragen?
U kunt op ieder moment een actuele foto aanvragen, zowel voor als na het instellen van de mutatiestop. Overigens wordt na de volledige verwerking van een accountantsbatch automatisch een nieuwe actuele foto aangemaakt.

Hoe worden de BO-gegevens sinds het invoeren van de 2e teldatum in de foto opgenomen?
Voor het vaststellen van de bekostiging wordt bij het maken van de BRON-foto de indicatie die geldig is op 1 oktober en 1 februari geselecteerd n.a.v. de dan bekende 'Periodegegevens inschrijving BO' in BRON. Deze gegevens staan in de BRON-foto op de 1e en 2e positie van het veld 'Indicatie bekostiging inschrijving' in het ISG (Inschrijving) record in de foto. 

Als de mutatiestop ingaat, is het dan nog wel mogelijk BPV gegevens aan te leveren zonder accountantsmutatie?
BPV gegevens vallen sinds 2009-2010 ook onder de mutatiestop en dienen als accountantsmutatie te worden aangeleverd in de volgende situaties:

• Een toevoeging of verwijdering van een BPV met een afsluitdatum voor 1 januari moet worden gedaan als accountantsmutatie. 

• Een aanpassing op de afsluitdatum waarbij de oude en nieuwe datum niet beiden voor of na 1 januari liggen is ook een accountantsmutatie. 

• Een aanpassing op de datum begin BPV en de code leerbedrijf is een accountantsmutatie als de wijziging betrekking heeft op een datum van voor 1 januari. Een uitzondering hierop is dat de code leerbedrijf altijd gevuld mag worden. Is er voor de mutatiestop geen code leerbedrijf bekend in BRON dan kan altijd een code leerbedrijf als instellingsmutatie worden aangeleverd.

De accountant interpreteert de controle anders dan de instelling. Hoe gaan we hiermee om? 
Het controleprotocol is bijgewerkt en gepubliceerd op de site van DUO Zoetermeer (www.cfi.nl). Daarnaast organiseert de Auditdienst van OCW bijeenkomsten waar de inhoud en uitvoering van het controleprotocol met de grotere accountantskantoren en het NIVRA wordt besproken. Dit overleg heeft onder andere als doel om interpretatie verschillen te voorkomen door de accountants op de hoogte te stellen van de wijzigingen in het controleprotocol.
Voor acute problemen is het beste om de accountant of de instelling contact te laten zoeken met het ICO van DUO Zoetermeer. Voor minder acute problemen kan dit worden ingebracht in het overleg tussen de vertegenwoordigers van de accountantskantoren en de Auditdienst van OCW. Hier worden de dan actuele vraagstukken behandeld.

Waar moet het assurance-rapport naar toe worden gestuurd?
Het assurance-rapport moet naar DUO worden gestuurd. Het adres is Dienst Uitvoering Onderwijs, OS/Onderwijsnummer, postbus 30152, 9700 LC Groningen. 

Vorig jaar konden we niet voor 1 juli het assurance-rapport inleveren. Is er een mogelijkheid tot uitstel?
De datum 1 juli is wettelijk bepaald en hier kan niet van worden afgeweken. Vanwege de verwerkingstijd en eventuele signalen en/of noodzakelijke mutaties wordt met klem aangeraden het assurancerapport bij voorkeur vóór 15 juni van het betreffende schooljaar in te zenden. De deadline is 1 juli van het betreffende schooljaar.

Aan welke eisen moet het assurance-rapport voldoen?
Het assurance-rapport moet aan de volgende eisen voldoen: 

• het betreft een goedkeurend rapport
• het rapport moet volgens het controleprotocol zijn opgesteld 
• er moet een handtekening van de instellingsaccountant op staan 
• het aantal mutaties moet overeen komen met het aantal genoemd in de bijlage bij het rapport 
• de bijlage (= lijst van mutaties) moet door de instellingsaccountant worden gewaarmerkt als behorende bij het assurancerapport 
• de instellingsaccountant moet het (op basis van doorgevoerde correcties aangepaste) controlegetal opnemen in een gewaarmerkte bijlage bij het assurance-rapport. 

Moet de instelling een goedkeurend assurance-rapport inzenden?
DUO accepteert alleen goedkeurende rapporten. DUO kan en zal geen interpretatie doen van de gestuurde gegevens. Als DUO het niet goedkeurende assurancerapport heeft geretourneerd, moeten bij het 'nieuwe' assurancerapport opnieuw alle accountantsmutaties schriftelijk, met het (door BRON aangepaste) controlegetal worden meegeleverd. 

De rapportage van de Werkgroep invoering code leerbedrijf is bijgewerkt, hierin vindt u verschillende issues m.b.t. de code leerbedrijf en hoe u hiermee om moet gaan. U vindt deze hieronder.

Wat is de stand van zaken mbt afschaffing van de 4e handtekening?
De werkgroep invoering code leerbedrijf heeft kwaliteitseisen voorgesteld voor de afschaffing en het ministerie heeft deze overgenomen. Pas als alle instellingen aan deze kwaliteitseisen voldoen kan de 4e handtekening worden afgeschaft. Daarna moet OCW dan nog een formeel besluit hierover nemen (nadere info in document Invoering Code Leerbedrijf).

Binnen welke termijn moeten de gegevens na het afsluiten van de BPV overeenkomst worden uitgewisseld met BRON?
Voor BOL en BBL moet dit binnen 4 weken.

Moet het code leerbedrijf ook op de papieren overeenkomst staan?
Nee, het gaat om de digitale uitwisseling.

Moet de code leerbedrijf ook ingevuld worden bij de BOL deelnemers?
Ja, dat geldt ook voor BOL deelnemers.

Hoe moeten instellingen omgaan met adreswijziging van code leerbedrijven?
Codeleerbedrijf is statisch dus mag niet meer veranderen. Een eenmaal toegekende code verandert niet meer.

Wat te doen als een leerbedrijf opgeheven/failliet is?
De instelling weet dit vaak als eerste en het verzoek is om dit door te geven aan het betreffende kenniscentrum. Zij kunnen actie ondernemen.

Het kan voorkomen dat een leerbedrijf zijn licentie verliest, hoe wordt dat bekend gemaakt?
Er wordt met alle betrokken partijen bekeken of er een signaal via Bron kan
komen om dit aan te geven naar de instellingen.

Waar is het code leerbedrijf van buitenlandse bedrijven te vinden?
Voor buitenlandse bedrijven en andere bedrijven met een afwijkende code zal het code leerbedrijf handmatig opgezocht moeten worden via www.Stagemarkt.nl of via het register van het kenniscentrum. Het betreffende kenniscentrum moet bij problemen actie ondernemen. Het advies is om intensief contact te houden met de kenniscentra. Bij escalatie kan contact worden opgenomen met COLO. 

Wordt voor de tenaamstelling van het leerbedrijf de handelsnaam of de naam in het Kamer van koophandel register gehanteerd?
Dat is de keuze van het leerbedrijf.

Het kan voorkomen dat het leerbedrijf (nog) niet is geaccrediteerd en er wel een BPV wordt afgesloten met dit bedrijf. Het leerbedrijf is dan bij verificatie niet bekend. Wat moeten instellingen hiermee doen?
De instelling moet zorgen dat er een erkenningsverzoek van het bedrijf bij het kenniscentrum wordt aangevraagd. Het kenniscentrum heeft 30 dagen de tijd om de erkenning voor het leerbedrijf af te geven. Op dit moment is het advies om op een later moment nogmaals de gegevens aan te bieden aan BRON.

In stagemarkt staan leerbedrijven dubbel geregistreerd met verschillende namen?
Stagemarkt is de centrale database voor alle erkende leerbedrijven. Deze database wordt gevuld door de kenniscentra. Het advies is om contact opnemen met het betreffende kenniscentrum. Dubbel geregistreerde leerbedrijven zijn niet wenselijk.

Als blijkt dat bij het verificatieverzoek dat het code leerbedrijf niet juist is, krijgen we de juiste code dan teruggeleverd?
U krijgt een signaal maar de code wordt niet teruggeleverd en wordt niet overschreven.
Er ligt een verzoek voor COLO en de gebruikersverenigingen om hiervoor een oplossing te zoeken.

Als de naam van het leerbedrijf niet juist is maar de code wel komt er dan een signaal terug?
Nee, er wordt gekeken naar de code zelf.

Doet BRON een controle op CREBO code bij het leerbedrijf? 
Via COLO wordt dit gecontroleerd, de leerbedrijven zijn namelijk geaccrediteerd op een crebo code.

Vanaf studiejaar 2009/2010 vallen BPV gegevens onder de mutatiestop. Geldt dit allen voor BBL?
Alleen de BPV-gegevens van BBL inschrijvingen vallen onder de mutatiestop, dit omdat een deel van de bekostiging hierop wordt gebaseerd. Deze zijn vanaf 2009-2010 opgenomen in de beslisboom.

De BPV-gegevens van de BOL deelnemers worden gebruikt door het Ministerie van OCW en andere ketenpartners voor beleidsdoeleinden en zitten nog niet in de mutatiestop.

Wie bepaalt de voorwaarden voor de uitwisseling Studiefinanciering met BRON?
Dit is opgenomen in de Wet Studiefinanciering 2000 en de regelgeving omtrent het gebruik van het onderwijsnummer. 

Waarom werkt Studiefianciering met de verwachte einddatumstudie als een vast gegeven, terwijl die datum kan veranderen?
Bij Studiefinanciering wordt gewerkt met de verwachte einddatum om pro-actief te kunnen communiceren naar deelnemers. Zij ontvangen voor deze einddatum een informatiebrief wat ze in welke situatie moeten doen omtrent stoppen of door laten lopen van de studiefianciering en OV-kaart. Tevens wordt het gebruikt om schulden bij deelnemers te voorkomen omdat de praktijk leert dat veel deelnemers hun einddatum niet doorgeven.

Hoe kan een instelling omgaan met wijziging van Crebo in augustus? 
Hierin moeten de inschrijfregels uit de WEB worden gevolgd. Voor de studiefinanciering van de deelnemer is het vaak belangrijk dat er een voltijd inschrijving is vanaf 1 augustus. Op welke crebo maakt voor de Studiefinanciering niet uit. Let op! Lever de uitschrijfdatum (oude CREBO) en de inschrijfdatum (nieuwe CREBO) zo mogelijk tegelijk aan. Kiest u voor twee aanlevermomenten zorg dan in ieder geval dat tussen beide aanleveringen geen uitwisseling studiefinanciering / BRON zit. 

Welke opleiding geldt voor Studiefinanciering als een deelnemer op 2 opleidingen wordt ingeschreven? De opleiding waarvoor de bekostigingsrelevantie op ja is gezet?
Bij een dubbele inschrijving telt voor de studiefinanciering het hoogste niveau. Dit is dus niet afhankelijk van de bekostigingrelevantie.

Door de inschrijfcontrole is de maand juli ingetrokken terwijl de deelnemer een nieuwe studie is gaan volgen en overbrugging heeft aangevraagd. Hoe kan dit?
Waarschijnlijk heeft dit niet met de gegevens in Bron te maken. De deelnemers kunnen het beste eerst contact zoeken met DUO.

Moeten deelnemers de overbrugging zelf aanvragen tussen de oude en nieuwe studie?
Ja, deelnemers moeten middels een wijzigingsformulier (WS) de vervolgstudie tijdig doorgeven en hierbij wordt nadrukkelijk gevraagd aan te geven of overbrugging gewenst is.